Excelでの人員配置管理の限界とは？

Excelから脱却する際に残すべき良さ

Excel管理をやめること自体が目的ではありません。Excelの良さは、現場が必要に応じて項目を追加し、業務に合わせて柔軟に加工できる点にあります。システム化する際も、この柔軟性を完全に失うと、現場の実務に合わない仕組みになってしまいます。

一方で、最新版が分からない、数式が壊れる、担当者ごとに見方が違う、複数案件を横断したシミュレーションが難しいといった課題は、案件数が増えるほど大きくなります。システム化では、Excelの自由度を補完しながら、共通データとして扱うべき情報を整理することが重要です。

移行プロジェクトで整理する項目

移行時には、入力項目、更新頻度、参照者、会議で使う帳票、承認フローを棚卸しします。特に、人材情報や資格情報が別ファイルで管理されている場合は、どの情報を配置判断に使うのかを明確にしておく必要があります。

• 既存Excelの列のうち、判断に使っている項目を抽出する
• 担当者・営業・管理部門ごとの利用目的を整理する
• まずは山積表と人員配置表に必要な情報から移行する
• 運用後に改善できる余地を残して設計する