機能紹介

業務管理機能

• 計画管理

  

  スケジュールや担当者、契約単価などを一括管理

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  業務管理機能

  計画管理

  ビルメンテナンス業務の計画管理は、建物や施設の適切な保守・管理を確保するために行われる一連の活動の中で、計画的なアプローチと効果的な管理が重要です。DK-CONNECT BMでは、以下の計画管理業務を提供しています。

  メンテナンス計画の作成

  年次計画、月次計画、および日次計画という3つの期間分類を用いて、定期的な業務や工事のメンテナンス計画を管理することができます。

  案件の管理

  突発的に発生する不具合や問い合わせなどの案件に対して、期限を設けた作業管理を行うことができます。

  予算の作成

  メンテナンスに必要な予算計画を作成します。これには、請求単価と支払単価が含まれます。

  

• タスク管理

  

  膨大なタスクも優先順位を付けて適切に対応

• 作業結果登録

  

  PCでもスマホでも、いつでもどこでも作業登録

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  業務管理機能

  作業結果登録

  作業結果の登録では、定期的な業務、工事、または案件に関する作業結果をDK-CONNECT BMに登録することができる機能です。
  従来、紙の帳票によって発生していた破損、紛失、または読み間違いといった問題が解消され、正確かつ高品質な業務管理が実現します。
  DK-CONNECT BMでは、以下の作業結果登録業務を提供しています。

  定期業務の作業結果登録

  保守計画に定められた点検や検針などの定期業務の作業結果を記録できます。記録方法には、DK-CONNECT BMで作成された点検表を使用した点検、およびファイルのアップロードによる作業結果の登録があります。

  工事の作業結果登録

  工事の作業結果を記録できます。記録方法は、ファイルをアップロードすることで実施します。

  案件の作業結果登録

  突発的に発生した不具合や問い合わせなど、定期業務や工事に含まれない案件の作業結果を記録できます。記録方法は、DK-CONNECT BMの案件作業履歴にテキスト情報とファイルをアップロードすることで実施します。

  

• 作業結果報告

  

  作業が終わると帰社する前に現場からすぐに報告

• 査収

  

  作業結果の承認も差し戻しもワンクリック

• 報告書作成

  

  書類の転記作業ゼロへ、報告書の自動作成

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  業務管理機能

  報告書作成

  報告書作成機能は、DK-CONNECT BMに登録された作業結果を報告書用のレポートや履歴データとして出力する機能です。
  従来、作業結果を報告書に転記する際、記録の誤りや転記作業に要する時間の増加といった問題が発生していました。しかし、この機能を利用することで、作業を正確かつ迅速に実施できるようになります。
  DK-CONNECT BMでは、以下の報告書出力機能を提供しています。

  定期業務結果の出力

  建物管理者の承認を受けた定期業務の報告書を出力できます。
  出力方法は、作業結果がDK-CONNECT BMで作成された点検表に記録されている場合はExcel形式でのデータ出力が可能です。作業結果がファイルアップロードによって行われた場合は、アップロードされたファイルをダウンロードできます。

  工事結果の出力

  建物管理者の承認を受けた工事の報告書を出力できます。
  出力方法は、作業結果としてアップロードされたファイルをダウンロードすることができます。

  案件作業結果の出力

  建物管理者の承認を受けた案件の作業履歴報告を出力できます。
  出力方法は、Excel形式でのデータ出力です。

  

• 計画集計

  

  収益管理業務を改善、売上・粗利の自動集計

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  業務管理機能

  計画集計

  計画集計機能は、年間を通じて発生する請求額と支払額を集計し、粗利額を算出する機能です。
  従来は表計算ソフトを用いて手動で集計作業を行っていましたが、この機能により業務が自動化され、正確性と作業スピードが向上します。
  DK-CONNECT BMでは、以下のような計画集計機能を提供しています。

  年間単位での結果集計

  対象となる作業計画における請求額、仕入額、および粗利額を年度単位で表示します。
  さらに、同一年度内でもタグ機能を用いて建物を絞り込むことで、得意先単位や営業所単位など、様々なグループ別での集計が可能です。

  予算と実績の管理

  契約情報に登録されている契約単価と仕入単価は自動的に反映されるため、同じ作業計画における単価の入力は不要です。
  また、作業完了後に単価の修正が必要になった場合でも、計画ごとに実績を修正できるので、正確な計画集計が行えます。

  集計結果の出力

  表示されている集計結果は、データとして出力することが可能です。

  

業務管理機能活用

データ管理機能

• 建物情報

  

  物件概要や所在地、契約書などを一括管理

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  データ管理機能

  建物情報

  建物情報管理は、管理対象となる施設の情報を一元管理する機能です。
  従来の業務管理方法では、建物の住所や地図、契約情報、テナント情報などの物件情報が分断されて管理されがちであり、情報の検索や更新が困難であるという問題がありました。
  この機能を利用することにより、建物に関するすべての情報を一元的に管理できるだけでなく、様々なユーザーが個別に管理する必要がなくなり、情報検索の速度の向上と情報の質の向上に寄与します。
  DK-CONNECT BMでは、以下の計画集計機能を提供しています。

  建物基本情報

  建物の住所や竣工日などの基本情報を管理できます。
  また、建物で発生している異常の件数や契約件数などのサマリー表示にも対応しています。

  地図

  住所情報から地図情報を自動的に表示する機能です。

  連絡事項

  作業者やゲスト作業者に伝達すべき建物の連絡事項や注意事項を記録できます。
  連絡事項に記録されたデータは、自動的に作業実施者にメールで通知されます。

  契約情報

  契約項目を管理する機能です。
  登録されている契約内容に基づいて作業計画が自動的に作成されます。

  フロア

  建物の階数や部屋番号を管理する機能です。
  設備情報と連携し、設備の設置場所を管理するために利用します。

  担当者

  建物へのアクセスを許可されたユーザーの権限設定を行う機能です。
  権限は「建物管理者」と「スタッフ」の2種類があります。

  テナント

  建物に入居するテナント情報を管理する機能です。
  テナント情報に加え、連絡先なども登録できます。

  

• 契約情報

  

  保守契約や工事請負契約をまとめて管理

• 作業履歴

  

  作業結果を記録者と記録時間と共にログで管理

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  データ管理機能

  作業履歴

  作業履歴機能は、突発的に発生した不具合や問い合わせなどの案件に関する作業結果を記録する機能です。
  案件の作業は、1日や1回の対応で完了するケースが少なく、日をまたいで様々な担当者が関わりながら作業を進めます。
  従来の管理方法では、作業現場で保管されている手書きの日誌を確認しながら次の担当者が作業を引き継ぐことが一般的ですが、記録が不正確であったり、内容に不備があったりすることで、作業の正確性が損なわれる問題が発生することがあります。
  DK-CONNECT BMでは、誰が、いつ、何を行ったのか、何を発言したのかなどの作業記録と、入力時のログが記録されるため、過去の作業履歴が正確に残ります。これにより、高品質な案件対応が可能になります。
  DK-CONNECT BMで提供される作業履歴機能は以下のとおりです。

  作業記録

  従来の日誌のように作業結果を記録できる機能です。
  記録時には、記録者および記録時間のログが自動的に記録されます。

  ステータス管理

  案件の進行状況を示すステータスを設定できます。
  ステータスは「未着手」「対応中」「査収待ち」「査収完了」「保留」の5段階で管理されます。

  ファイル共有

  作業記録時に、写真や関連ファイルなどのデータをアップロードし、ファイルを共有できます。

  コメント登録

  作業者への指示や確認、またはそれに対する返答など、作業履歴内でのコミュニケーションが可能です。

  

• 連絡事項

  

  建物、定期業務、工事の連絡事項を管理・共有

• 設備情報

  

  設備概要や設置場所、耐用年数などを管理

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  データ管理機能

  設備情報

  設備管理は、管理対象となる施設の設備情報を管理する機能です。
  従来の設備管理方法では、表計算ソフトを用いて機器の種別ごとにシートを分けて管理することが多く、情報の検索性や更新の難しさといった問題を抱えていました。
  本機能を利用することで、設備に関する全ての情報を一元的に管理できるだけでなく、情報の更新や関連付けを自動的に行うことができるため、情報検索のスピードと利用価値が向上します。
  DK-CONNECT BMでは、以下の計画集計機能を提供しています。

  設備基本情報

  設備の型番や設置場所などの基本情報を管理できます。
  また、建物情報で登録された階数や部屋情報を付与することにより、設置場所の特定にも対応しています。

  経過年数管理

  設備の耐用年数と設置年月日を登録することで、経過年数を自動的に算出できます。
  長期にわたり利用されている設備を抽出し、保全対象を決定するなど、予防保全の提案にも利用できます。

  作業履歴管理

  対象設備で過去に実施された定期業務、工事、案件などの作業履歴を確認できます。
  過去の修理履歴を参照することで、同じ症状の不具合が発生した際の解決策を早期に見つけることができます。

  

• 図面

  

  施設図面と設備位置を見やすいビジュアルで管理

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  データ管理

  図面

  図面管理機能は、建物の各階に図面データを登録することにより、フロアと設備の設置位置を可視化します。
  従来、各建物のキャビネットに保管されていた竣工図などを確認する際には手間がかかっていましたが、この機能を利用することで、図面確認のために建物へ移動するコストを削減できます。
  DK-CONNECT BMでは、以下のような図面管理機能を提供しています。

  図面管理

  建物の各フロアに図面を登録することにより、フロア情報を可視化できます。
  これによりペーパーレス化が進み、作業時の印刷物の削減に貢献します。

  部屋管理

  図面に部屋情報を付与することで、部屋情報を可視化できます。
  これにより部屋の位置を検索しやすくなり、業務のスピード向上に貢献します。

  設備位置管理

  図面に設備の位置を登録することで、設備の位置情報を可視化できます。
  離れた場所にいても、不具合の問い合わせ時などに対象の設備を正確に特定できるため、業務のスピードとレスポンスの向上に寄与します。

  

• 点検表

  

  点検作業に必要な点検表をかんたんに自由に作成

• 連絡先

  

  協力会社や得意先などの連絡先を一元管理

• ファイル管理

  

  データを管理・共有できるファイルサーバー

データ管理機能活用

その他機能

• 権限設定

  

  担当者の編集・閲覧権限を建物ごとに設定

• ゲスト作業者

  

  ユーザーIDが無い作業者の作業結果登録に対応

  詳細はこちら

  その他機能

  ゲスト作業者

  ゲスト作業者機能は、外部の協力会社など、ユーザーIDを持たない作業者がDK-CONNECT BMを利用できるようにする機能です。ゲスト作業者の利用は無料で、一時的なIDやパスワードの発行も必要ありません。DK-CONNECT BMでは、以下のサービスをゲスト作業者に提供しています。

  作業結果の登録

  定期的な業務や工事の作業結果を登録することが可能です。
  作業結果が登録された後、作業の承認や差し戻しが行われた際には、その内容をゲスト作業者にメールで通知します。

  予定調整

  作業予定の調整画面にアクセスし、作業予定日に関する回答を行うことができます。
  ゲスト作業者によって作業日が合意された計画は、予定日が確定し、計画表のステータスも自動的に「確定」として更新されます。

  

• メール通知

  

  作業やコメント登録時にリアルタイムで通知

  詳細はこちら

  その他作業

  メール通知

  メール通知機能は、DK-CONNECT BMで行われるさまざまな業務の通知を行う機能です。通知はメールで送信され、受信者にリアルタイムで届けられます。この機能を活用することにより、従来作業完了や作業進捗の把握が困難だった業務管理を、スピーディかつ正確に行うことが可能になります。DK-CONNECT BMでは、以下の通知機能を提供しています。

  建物に関する通知

  建物情報、アクセス可能な担当者、連絡事項、および契約情報の更新があった場合、更新内容を通知します。

  定期業務に関する通知

  作業結果が登録され、対応状況が「査収待ち」、「差し戻し」、「査収完了」へと変更された際に、更新内容を通知します。
  また、作業計画のチャットにコメントが投稿された際も通知されます。

  工事に関する通知

  工事結果が登録され、対応状況が「査収待ち」、「差し戻し」、「査収完了」へと変更された際に、更新内容を通知します。
  また、作業計画のチャットにコメントが投稿された際も通知されます。

  案件に関する通知

  新たな案件が登録された際、そして既存の案件に作業履歴が登録された際に通知します。対応状況が「対応中」、「査収待ち」、「差し戻し」、「査収完了」、「保留」へと変更された場合も、更新内容を通知します。また、作業計画のチャットにコメントが投稿された際も通知されます。

  いずれのメール通知機能も、ユーザーごとに通知のON/OFFを設定できます。

  

• カレンダー連携

  

  カレンダーアプリと作業予定日のデータ連携

• タグ

  

  建物や連絡先をタグでまとめて絞り込み検索

  詳細はこちら

  その他機能

  タグ

  タグ機能は、情報を整理したり検索する際に効率を高めるための重要なツールです。
  ユーザーは、建物情報や連絡先に関連するキーワードやカテゴリを指定してタグを付けることができます。
  これにより、膨大なデータやコンテンツの中から特定のテーマや関連するアイテムを迅速に見つけ出すことが可能になります。
  DK-CONNECT BMでは、以下のようなタグ機能を提供しています。

  建物タグ

  複数の建物に対して、得意先、支店、エリアなどのテーマカテゴリを設定できます。
  例えば、得意先ごとに計画を紹介したり、出力したりしたい場合に役立ちます。

  連絡先タグ

  連絡先に対して、得意先、支店、エリアなどのテーマカテゴリを設定できます。
  例えば、同じ協力会社であってもエリアごとに担当者や窓口が異なる場合などに便利です。

  企業タグ

  企業一覧に対して、得意先、支店、エリアなどのテーマカテゴリを設定できます。
  例えば、営業支店ごとに担当企業を分類する際などに役立ちます。

  

• 帳票登録

  

  任意の帳票を報告書フォーマットとして登録

  詳細はこちら

  その他機能

  帳票登録

  帳票登録機能は、定期業務で報告書を出力する際に、出力帳票を任意のフォーマットに変更できる機能です。
  顧客に提出する報告書は、しばしば顧客が指定した専用フォーマットでなければならず、自社のフォーマットでは対応できないケースがあります。
  本機能を利用することで、ExcelやWordで作成された任意のフォーマットに作業結果を出力できるようになります。
  これにより、従来必要だった作業記録表から報告用フォーマットへの転記作業が不要となり、作業時間の削減とミスの防止が実現します。
  DK-CONNECT BMでは、以下の帳票登録機能を提供しています。

  フォーマット指定機能

  ExcelやWordで作成された任意のフォーマットを取り込むことで、定期業務の報告書出力時にフォーマットを変更できます。
  フォーマットは自由に変更可能であり、点検項目やフォーマットが変更された場合にも柔軟に対応できます。

  点検結果連携機能

  DK-CONNECT BMを用いて実施される点検結果を、任意のフォーマットに出力する設定が可能です。
  出力対象となる点検項目や出力箇所など、細かな設定を簡単に行えます。

  

• ファイル共有

  

  ユーザーや建物内で自由にファイルを共有

• モバイルアプリ

  

  iPhone、iPad、Androidに対応した作業アプリ

  詳細はこちら

  その他アプリ

  モバイルアプリ

  DK-CONNECT BMでは、現場作業員が点検や作業記録を行うためのモバイルアプリを提供しています。スマートフォンやiPadを活用したモバイル点検は、効率的かつ正確な作業記録の確保に寄与し、作業の効率化と品質の向上に貢献します。

  リアルタイムでのデータ入力

  モバイル点検アプリを使用することで、作業員は現場で直接スマートフォンやiPadを用いて点検記録を入力できます。これにより、データはリアルタイムに記録され、管理者や関係者がすぐにアクセスし確認することが可能です。

  データの正確性と完全性

  モバイル点検アプリは事前に設定されたフォーマットに基づいてデータを入力するため、記録の正確性が向上します。さらに、必要な項目が欠落することなく、完全な点検記録を作成できます。

  写真や動画の添付

  スマートフォンやiPadを使用することで、点検作業中に必要に応じて写真や動画を撮影し、点検記録に添付することが可能です。これにより、問題や異常の視覚的な証拠を提供し、問題の特定や解決を容易にします。

  データの一元管理と分析

  モバイル点検アプリを使用すると、すべての点検記録が一元管理されるため、データの整理や分析が容易になり、作業の効率化や問題の早期発見が可能になります。

  ペーパーレス化への貢献

  紙とペンを使用せずにデジタルで点検を行うことで、紙の使用量を削減し、環境負荷を軽減できます。また、紙の消耗品や印刷コストの削減により、コスト効率の向上が期待できます。

  

• 予定調整

  

  複数の作業計画の予定調整業務を一括で実施

• 連絡自動化

  

  予定日連絡、前日案内などの定常連絡を自動化

• 連絡事項共有

  

  建物や作業の共有事項の連絡を自動化