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法定資格の管理不備による行政処分を防ぐ、リスク管理術

こんにちは、丸月瑠奈です。ビル管理の現場では、法定資格の管理ミスが発生しやすく、担当者や委託先の変更により、資格の期限切れや選任・解任の届出忘れが、業務停止や信頼低下といった重大なリスクを引き起こします。今回はこうしたリスクを最小限に抑えるか、そしてDK-CONNECT BMがどのように役立つかをお伝えします。

法定資格管理の重要性とリスク

法定資格の要否や届出は、物件の種別や設備構成によって異なります。選任者の不在や届出漏れは、以下のような問題を引き起こします。

  • 業務停止や改善命令: 無資格状態や不備で行政からの指導を受けることがあります。
  • 事故時の説明責任の増加: 不備によって事故が発生した場合、詳細な説明が求められます。
  • 信用の低下: 特に発注者との関係において、信頼の損失は大きな営業痛手となります。

紙やExcelでの管理は不正確さを生みます。情報が分散していると管理が難しく、ミスを招くことが多いです。また、異動や退職により引き継ぎが困難になり、管理の空白が生じることもあります。

DK-CONNECT BMでのリスク管理

DK-CONNECT BMは、複数の物件に関する法定資格情報を一元管理し、管理を飛躍的に効率化します。具体的な特徴は以下の通りです。

1. 建物ごとに資格情報を管理

物件ごとに法定資格の届出名義を管理できます。選任日・解任日が一覧で表示されるので、「誰が・いつから・いつまで」を瞬時に把握できます。

2. 届出履歴の閲覧もスムーズ

選任・解任、名義変更などの届出履歴を管理でき、迅速に参照可能です。例えば、監査の際に過去の届出状況をすぐに確認することができるため、準備時間を短縮します。

3. 組織変更・委託変更に対応

人事異動や委託先変更時にも一貫した管理が可能で、新しい担当者が簡単に引き継ぎを行えます。このように常に安定した管理環境を維持します。

まとめ：リスクの最小化が競争力に

法定資格の適切な管理は、会社にとって競争力の一部になります。

DK-CONNECT BMなら、

  • 建物ごとの届出名義・選任日・解任日の一覧表示
  • 資格の期限切れなどの確認
  • 届出履歴の一元管理と即時参照

により、属人化と見落としを抑え、業務停止リスクを現実的に低減します。特に、多くの物件を持つ企業や既存の管理方法が複雑な企業は大きな効果を期待できます。この機会に、主要物件から運用をスタートしてみてはいかがでしょうか。

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