法定点検計画の悩みを解決｜作成に関わる工数削減の秘訣

こんにちは、丸月瑠奈です。法定・定期点検の計画作成は非常に多くの手間がかかる作業ですよね。月次・年次・四半期といくつかのパータンを作成する必要があり、設備・点検ごとに周期が異なります。また、協力会社との日程調整も電話やメールのやり取りが発生し、作業は深夜まで及ぶこともあります。せっかく作成した計画も、担当者の交代や突発的な予定変更によって最新状況が不明になる…といった経験のある方も多いのではないでしょうか。今回は、点検計画の作成工数をシステムによって大幅に削減する方法についてご紹介します。

点検計画作成におけるお悩み

点検計画作成の現場では、以下のような課題がよく挙げられます。

• 周期設定が複雑：毎月／隔月／年1回／特定曜日など、台帳の確認とExcel関数に追われる。
• 日程調整の属人化：協力会社に個別メール→返信管理→再調整…で受信箱が飽和。
• 最新版が迷子：修正のたびにファイルが増え、「どれが確定版？」と社内確認が発生。
• 提出用の体裁づくりに時間：社内・オーナー提出用にフォーマットを作り直し。
• 引き継ぎが難しい：担当者の頭の中にある“暗黙のルール”が伝わらず、抜け漏れやダブルブッキングが発生。

これらの課題の根本は、「周期ロジックと日程調整を人が手で回している」ことにあります。ここをシステム化することで、計画作成はより迅速かつ簡略化できます。

DK-CONNECT BMで計画作成業務を効率化

DK-CONNECT BMなら、計画作成〜日程調整〜確定までを一気通貫で効率化できます。以下3つのポイントがあります。

1. 繰り返し設定で“自動”計画作成
   各点検に対して「毎月1回」「第○○曜日」「曜日指定」などの繰り返し設定を登録すると、システムが自動で年間（または必要期間）の計画を作成します。任意で設定された日程は簡単に変更も可能です。これにより、人手で日付を埋める作業は不要に、作成した計画はそのままExcel出力できるので、社内共有や提出書類づくりもスムーズになります。
2. 一括日程調整メールで“往復”を削減
   個別連絡の代わりに、システムから一括で調整メールを送信できます。受け取った協力会社は、メールに添付された専用URLから日程調整の可否や別の候補日程を回答できます。確定された日程は自動でシステムに反映されるため、担当者は受信箱をかき分けて転記する必要がありません。結果、ラリーの回数が減り、日程確定までのリードタイムが短縮します。
3. 変更に強い“計画の一元管理”
   計画日程を変更する場合、システム上で一元的に更新・管理されるため、常に最新の計画を管理することができます。Excel出力はいつでも再作成できるので、最新計画の提示も迷いません。

使い方はシンプル、効果は大きく

1. 点検ごとに作業周期を登録→繰り返し計画を自動作成
2. 一括調整メールを送信→専用URLで回答収集→自動反映
3. 必要に応じてExcel出力して提出・共有

「手で作る」から「仕組みで回す」へ。計画作成の作業時間はもちろん、日程調整の疲弊感まで軽くなります。次の更新期・繁忙期に向けて、まずは1物件から——DK-CONNECT BMで、点検計画を“速く・迷わず・漏れなく”に切り替えてみませんか。