【ビル管理】作業履歴の属人化を断ち切る——引き継ぎ強化と業務可視化のはじめ方

作業履歴に関するお悩み

私が各現場でよく耳にするのは、次の3つです。

1. 記録のフォーマットがバラバラ

   自由度が高い反面、必要な情報（日時・設備・実施内容・写真・次回の対応策）が不足します。

2. 保存先が個人依存

   個人PCや共有フォルダの奥深くにファイルが乱立し、容易に検索できません。

3. 履歴の粒度が不統一

   詳細に記す人もいれば簡潔に済ます人もおり、チェックや承認に余計な工数が発生します。

作業履歴未整備による具体的なリスク

これらの課題が重なると、組織には次のリスクが存在します。

• 引き継ぎの空白：緊急対応時に前回の作業状況が把握できず、対応が遅れてクレームの原因に。
• 品質のブレ：記録の不備により作業の再現が難しく、作業品質が担当者次第に。
• 監査・説明の弱さ：オーナーへの報告や監査において証拠が不十分で、説得力に欠ける。
• 管理負担の増大：管理者が“探す・直す・確認する”に時間を取られ、他業務が後ろ倒しに。

属人化は“人に頼る”ことではなく、“仕組みが無いことに頼ってしまう”状態です。だからこそ、仕組みで整えるのが近道です。

DK-CONNECT BMで作業履歴を組織の資産に

ダイキン工業のDK-CONNECT BMは、作業履歴を“個人の頭”から“組織の資産”へ変えるための土台づくりを支援します。ポイントは4つです。

1. 履歴で“次の一手”が分かる

   写真やコメントのやり取りを履歴化できるので、現場の温度感まで含めて状況を把握できます。新任担当でも、過去の判断根拠をたどり「次に実施すべき対応」を素早く確認できます。

2. 設備情報・マップと紐づく

   フロアマップから設備機器情報、作業履歴にアクセスできます。場所・設備・履歴が“ひと続き”で見えるため、情報の散在を防ぎ、点在するExcelや紙からの脱出を後押しします。

3. 写真添付で、状況を可視化

   現場写真の添付が手間なく行え、不具合の様子を視覚的に共有可能です。文章だけの“解釈のズレ”を抑え、誰が見ても同じ理解に寄せられます。

4. ステータスで実施状況を一目管理

   「未対応／対応中／完了」などのステータスで進捗が一目で分かります。管理職は滞留の早期発見やリマインドがしやすく、承認や報告のムダ戻りが減ります。

実装のコツ（小さく始めて、大きな効果を）

• 必須項目の共通化：日時・設備・実施内容・写真・次回アクションを最小限として統一。
• “マップから探す”習慣へ：マップや設備台帳から履歴を開く導線を定着させ、旧来のExcel検索文化を卒業。
• 対応ステータスの週次振り返り：滞留案件を定例で確認し、現場・管理の双方でメンテナンス癖を作る。
• 写真＋短文でOK：文章の“名人芸”は不要。写真に短い要約と次回示唆があれば十分です。

まとめ

属人化の解消は、「人を変える」より“可視化された仕組みを整える”ことが速くて確実です。DK-CONNECT BMなら、写真・コメント・設備情報・マップ・ステータスを紐づけて管理し、新任でも迷わない引き継ぎとムダのない進捗管理が実現します。
「探す時間」を「前に進める時間」へ、システム導入により属人化を無くし、業務効率や品質を向上させましょう。