建物情報を紙・Excel管理から脱却するために必要なこと

こんにちは、丸月瑠奈です。「建物の管理業務で紙の書類やExcelでの情報管理に限界を感じているけど、なかなか踏み出せない…」そんなお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。紙やExcelによる管理は、長年行われてきた手法ですが、現代のビジネス環境においては多くのリスクを伴います。

紙・Excel管理における問題点とリスク

• データ消失等に伴う業務効率の低下
  紙による情報管理の場合、紛失や破損、さらには自然災害などによる消失のリスクが常に伴います。また、Excelでの管理は情報更新の度にファイルが複製され、バージョン管理が困難になりがちです。誰が最新情報を持っているのか分からなくなり、結果として業務効率が大幅に低下します。
• ノウハウの途切れによる業務継続性の損失
  担当者が変更になる場合、紙やExcel管理では情報の引き継ぎが十分に行われないことが多く、ノウハウが途切れたり重要な情報が散逸したりすることが頻繁に発生しています。これは組織としての業務継続性を損なう深刻なリスクと言えるでしょう。

一般的に考えられる対策：クラウドを活用したペーパーレス化

こうした問題に対処するため、多くの企業が取り入れているのがクラウドを利用したペーパーレス化の推進です。クラウド上での情報管理に移行すれば、紛失や破損のリスクは大幅に軽減できます。また、どこからでもリアルタイムで最新の情報にアクセスできるため、担当者間での共有や引き継ぎもスムーズに行えます。
しかし、どのクラウドサービスを選ぶべきか迷ってしまうこともあるでしょう。ここでおすすめしたいのが、ダイキン工業が提供する「DK-CONNECT BM」です。

DK-CONNECT BMでクラウド一元管理

DK-CONNECT BMは、建物情報を一元的に管理できるクラウド型のサービスです。具体的には、建物台帳や設備台帳、不具合履歴、作業計画、点検結果、報告書などをクラウド上で管理できます。これにより、情報の散在を防ぎ、効率的な情報管理が可能になります。

• 担当者変更があっても引き継ぎが容易・情報損失ゼロ
  特に大きなメリットは、担当者が変わっても情報が失われず、引き継ぎが容易になる点です。クラウド上で一元管理されているため、情報が常に最新かつ正確であることを全員が確認できます。
• 検索機能で情報を探す時間を削減
  紐づけて情報を管理できるため、必要な情報を瞬時に検索でき、情報検索にかかる時間も大幅に短縮可能です。

まとめ

建物管理における紙やExcel管理は、効率の悪化や情報紛失といった深刻なリスクを伴います。クラウドへの移行、特に「DK-CONNECT BM」のような専用ツールを導入することにより、業務効率を飛躍的に向上させることができます。ぜひ、ペーパーレス化を実現して組織の競争力を高めていきましょう。